Guía práctica para organización de congresos
Para la organización de un congreso, la UMA ofrece una gran cantidad de recursos que cubren la mayoría de las necesidades. Como estos recursos se proporcionan desde distintos servicios de la UMA, los presentamos en esta página en forma de Guía Práctica para Organizar un Congreso en la UMA.
- Pasarela de pago y generación de orgánica
Gerencia se encarga de crear la pasarela de pago y la orgánica con la que gestionar económicamente tu congreso. En el gestor de peticiones de Gerencia, elige “solicitud de orgánica y pasarela de pagos”. Desde este formulario puedes solicitar la referencia contable u orgánica de tu congreso, activar la recepción de ingresos y acceder a los contactos para obtener mayor información. La pasarela de pago permite realizar el cobro de las inscripciones online. Los asistentes a la actividad podrán abonar las inscripciones por medio de tarjeta bancaria en el enlace de la pasarela indicado.
Es obligatorio que los ingresos procedentes de inscripciones al evento, así como patrocinios y otras aportaciones al mismo, queden reflejados en la orgánica asignada al citado evento. Asimismo, no podrán realizarse con cargo a ella las adquisiciones de material inventariable.
Para efectuar un gasto relacionado con el evento, debe solicitar la reserva de crédito en la siguiente dirección, seleccionando la Unidad de Gasto 0803 Jornadas, Congresos, etc.
- Ayuda económica del Plan Propio para la organización del congreso
Se puede solicitar una ayuda económica para la organización de congresos dentro del II Plan Propio de Investigación, D.4.- Organización de congresos científicos y “workshops”, en este enlace Las solicitudes para las ayudas D4 se presentan a través de la Sede Electrónica de la UMA, seleccionando como departamento de destino "Jefatura del Servicio de Investigación". Existe una modalidad para la organización de congresos científicos en la provincia de Málaga y una modalidad para la organización de reuniones internacionales y nacionales de intercambio científico, tipo simposio o “workshops” en la provincia de Málaga.
- Creación de página web y difusión del evento
El Servicio de Comunicación pone a disposición de la comunidad universitaria una plataforma integral de gestión de eventos, como los congresos.
Entre los servicios que ofrece se encuentra el alojamiento web de tu congreso en la plataforma Symposium, la generación de la dirección web del congreso y acceso a la plataforma de Eventos UMA. También, ofrecen consulta o asesoramiento sobre edición de contenidos en la plataforma de eventos y acceso al tutorial de edición. Este servicio está disponible a través de su gestor de peticiones.
Además, el área de comunicación interna difundirá entre los colectivos interesados las actividades organizadas en la UMA, según los criterios definidos, mientras que el área de comunicación externa podrá dar cobertura a los eventos en la UMA, en sus apartados informativo y gráfico. Esta gestión también está disponible a través de su gestor de peticiones.
- Reserva de espacios y aulas
En los casos en los que se necesiten las instalaciones de la UMA para la realización del congreso, la reserva de aulas, salas de juntas y salones de grado o similares,deberá realizarse mediante las páginas existentes para tal fin en cada uno de los centros y facultades pertenecientes a la UMA o mediante el sistema de reservas de aulas y espacios del Servicio de Enseñanza Virtual y Laboratorios Tecnológicos.
La reserva de espacios en el Edificio Rectorado puede realizarse desde este otro enlace.
La reserva de espacios en The Green Ray se realiza en este enlace.
- Soporte audiovisual
En el caso de que el evento quiera retransmitirse de forma híbrida o en streaming, el Centro de Tecnología de la Imagen (CTI) de la UMA, ofrece sus servicios a toda la comunidad universitaria. Las solicitudes de prestaciones de servicio, asistencia y asesoramientos técnicos se tramitarán mediante modelo formalizado que se facilita a través de la propia web. Además, se puede solicitar el acceso wi-fi y obtener un acceso específico para los participantes en el evento contactando con el Servicio Central de Informática.
- Viajes, restauración, alojamiento y visitas
La UMA tiene un convenio con Viajes El Corte Inglés para la reserva de viajes. Este servicio está a disposición para la gestión de los viajes de los ponentes al congreso en este enlace . Además, se puede incluir el siguiente enlace para ofrecer información sobre desplazamiento a los participantes.
Actualmente, la UMA no tiene convenios específicos con restaurantes, catering, hoteles o servicios de guía turística que puedan facilitar la organización y ofrecer precios competitivos para los participantes de congresos y eventos en la universidad, aunque estamos trabajando para poder ofertar estos servicios a la comunidad universitaria.
Una alternativa es usar los servicios que oferta Málaga Convention Bureau, del Área de la Delegación de Turismo del Ayuntamiento de Málaga, especializada en el sector del turismo de reuniones. MCB pone al servicio de las empresas y agencias organizadoras de congresos y reuniones asesoramiento, una amplia oferta hotelera y de servicios de apoyo. Puedes ver sus servicios aquí.
Para ofrecer una cálida bienvenida a los participantes, se puede incluir el siguiente enlace entre la información suministrada. En Welcome To UMA, ponentes y participantes pueden encontrar información útil sobre la Universidad de Málaga para visitantes internacionales.
- Merchandising UMA
En Tienda UMA se puede adquirir material de papelería con el logo de la UMA y personalizar cualquier producto para el evento, congreso o jornada, incluyendo carpetas, bolígrafos, credenciales, bolsas de tela, libretas.... El departamento de diseño da asesoramiento para adaptarse a las necesidades del evento.
- Medidas de protección de datos
Para acceder a las medidas de protección aplicadas en la UMA para el tratamiento de información con datos personales durante la organización de congresos y eventos, pincha aquí.
